Miten helpottaa prokrastinaatiota työssä?

Blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran Kollega-verkkolehden Työelämän psykologiaa -palstalla 1.2.2023.

Prokrastinaatio eli tärkeiden askareiden vitkutteleminen on tuttua monella elämän alueella, myös työelämässä. On hyödyllistä opetella tunnistamaan, millaiset työt helposti siirtyvät omalla työlistalla huomispäivään – ja mitä asialle voi tehdä, jos lykkääminen aiheuttaa ylimääräistä stressiä.

Lykkäämisestä voi olla myös hyötyä

Kaikki lykkääminen ei suinkaan ole haitallista. Joskus tehtävälistalla olevan työn siirtäminen huomispäivään voi olla myös harkittu ja suunnitelmallinen teko, joka voi helpottaa työhön keskittymistä ja tukea omaa hyvinvointia. Kun esimerkiksi huomaa haalineensa liikaa hommaa yhdelle päivälle, voi jonkin niistä siirtäminen olla fiksua, jos tehtävä ei ole kiireinen ja sen saa hoidettua myöhemminkin. Kyky muokata suunnitelmia tilanteiden muuttuessa on keskeinen osa psykologista joustavuutta, joka puolestaan tukee työssä jaksamista ja haasteista selviytymistä!

Viisasta harkittu lykkääminen voi olla silloinkin, kun jokin asia aidosti tarvitsee vielä lisää hauduttelua. Nykypäivän työelämässä ongelmana on harvoin se, että aikaa olisi liikaa. Moni kokee työnsä pikemminkin niin kiireisenä, että työt joutuu hoitamaan hosumalla, eikä luovuudelle, uuden oppimiselle ja ajatusten kehittelylle jää tarpeeksi sijaa.

Kiire voi houkuttaa myös multitaskingiin, monen asian yhtäaikaiseen puuhasteluun. Se puolestaan nakertaa jo entisestään kiireestä koetuksella olevaa itsehillintää. Työpaikoilla onkin tärkeää miettiä, millaisten yhteisten käytäntöjen avulla voitaisiin tukea jokaisen työhön keskittymistä.

Ongelmana tehtävien kasaantuminen

Ongelmia töiden vitkuttelu voi aiheuttaa etenkin silloin, kun se johtaa työn kasaantumiseen. Tämä tapahtuu usein lähes huomaamatta – pieneltäkin tuntuvista askareista voi muodostua iso urakka, kun ne kaikki laittaa yhteen.

Vaikka työ olisi poissa silmistä, se ei aina pysy poissa mielestä. Tekemättömät työt voivat nostattaa stressiä ja syyllisyyttä ja niiden murehtimiseen voi kulua paljon aikaa ja energiaa. Lykkääminen saattaa siis tehdä pienestäkin askareesta kuormittavan voimavarasyöpön.

On hyvä pohtia, minkä töiden kohdalla harkittu lykkääminen voi toimia ja milloin hihat on käärittävä ajoissa. Onnistuakseen harkittu lykkääminen yleensä vaatii, että tehtävät ja niiden vaatimukset ovat itsellemme entuudestaan tuttuja. Jos ei ole varma, paljonko aikaa jonkin askareen tekeminen tosiasiassa vie, voi sen siirtäminen johtaa ojasta allikkoon.

Äkkiä voi nimittäin huomata, että projekti, jolle oli varannut kaksi päivää loppuviikosta, vaatiikin neljä päivää valmistuakseen. Sen lisäksi, että joutuu miettimään koko viikon aikataulut uusiksi ja selvittämään mahdollisen myöhässä olon syitä muiden kanssa, aiheuttaa ylimääräinen säätäminen myös turhaa stressiä, jonka olisi voinut välttää, jos työmäärää olisi osannut arvioida etukäteen realistisemmin.

Hyvä nyrkkisääntö on, että etenkin niihin työtehtäviin, joihin liittyy itsellemme uutta, kannattaa varata vähän enemmän aikaa kuin ensiksi ajattelisi. Aloittamalla ajoissa voi suojella itseään turhalta kuormitukselta ja stressiltä.

Kun haluaa helpottaa prokrastinaatiota työssä, on hyvä itsetuntemus avuksi. On esimerkiksi hyödyllistä tunnistaa, minkälaiset tehtävät ja päätökset työssä houkuttelevat useimmin lykkäämiseen. Yksi lykkää sähköposteihin vastaamista, toinen hankalan asian ottamista puheeksi alaisen tai kollegan kanssa. Lykkäämistä voi toisaalta kohdistua myös työhön ja uraan liittyvään päätöksentekoon, kuten palkasta neuvottelemiseen tai uuden työn hakemiseen.

Kun on tunnistanut, mitä tavallisesti vitkuttelee, on itseltään seuraavaksi hyvä kysyä: Mitä oikeastaan välttelen, kun lykkään asiaa X? Pyrinkö esimerkiksi välttymään pitkästymiseltä tai siltä, että muut arvioivat minua ja osaamistani?

Joskus lykkäämisen taustalla voi olla myös epävarmuutta omista taidoista ja mahdollisuuksista onnistua siinä, mihin ryhtyy. Mieltä voivat kalvaa myös muistot vastaavissa tehtävissä epäonnistumisista.

Lisää vinkkejä prokrastinaation helpottamiseen työelämässä löydät kirjasta Prokrastinaatio - Aloittamisen vaikeus ja miten se voitetaan.